Любой референс сопровождающий визовое заявление может быть подвергнут, а на практике всегда подвергается проверке, на предмет достоверности информации. С учетом метода “чистоты среза” часто используемого при проверке или прозвоне референсодателей сотрудниками Департамента Иммиграции в ведении которых находится ваша страна, неправильно написанный референс или реакция референсодателя на проверку и прозвон, любая неясность или неоднозначность может привести к ситуации когда вы получите письмо под заголовком: “Natural Justice”, “Adverse information received”, ”Invitation to Comment”, что еще не фатально, но лишь в шаге от принятия Делегатом решения об отказе в гранте визы, возможно в предоставлением шанса оправдаться и пояснить Миграционному Трибуналу, что и как на самом деле.
Существует несколько правил, следование которым позволит сделать правильный референс и избежать отрицательных результатов при его проверке.
Необходимо определить, кто будет давать вам референс и какой из возможных разновидностей референсов брать за основу в вашей ситуации.
Референс для иммиграции в Австралию по программе рабочей или профессиональной иммиграции должен даваться людьми, которые гарантированно могут дать исчерпывающие и адекватные ответы на вопросы, касательно тех или иных обстоятельств и данных изложенных в референсе.
Референс должен быть структурирован и подкреплен необходимыми документами, снимающими неясности и упрощающими и ускоряющими его проверку.
Можно выделить следующие основные разновидности референсов:
1.Референс от сотрудников компании или организации (юридического лица) где вы работали или работаете на момент получения референса и:
(a)Компания или организация (юридическое лицо ) никогда не меняла свою организационную структуру. Другими словами, юридическое лицо не подвергалось реорганизации, перерегистрации, купле продаже и т. п.
(b)Компания или организация (юридическое лицо ) меняла свою организационную структуру. Другими словами, юридическое лицо подвергалось каким-либо организационным изменениям в виде перерегистрации, купли-продажи и т. п.
В данной ситуации референсодатель должен занимать должность непосредственного руководителя или сотрудника выше вас по штатному расписанию (вплоть до топ-менеджеров), имеющего представление о ваших служебных обязанностях и о компании или организации (юридическом лице) в целом включая информацию п.п.1(a), 1(b). Если по какой-либо причине референс от непосредственного руководителя или сотрудника выше вас по штатному расписанию получить не удается, то референс может быть выдан отделом кадров. В этом случае, во избежание сомнений касательно уровня компетентности сотрудника отдела кадров в отношении ваших служебных обязанностей (например, администрирование UNIX систем) необходимо убедиться, что ваши служебные обязанности отраженные в референсе в целом совпадают с вашими служебными обязанностями указанными в должностных инструкциях хранящихся в отделе кадров и приложить к референсу заверенную предприятием копию должностных инструкций.
В случае если компания или организация (юридическое лицо ) подвергалось каким-либо организационным изменениям в виде перерегистрации, купли-продажи и т. п. , то эта информация обязана содержаться в референсе с подкрепленными в ее поддержку сопроводительными документами, позволяющими снять все неоднозначности.
Необходимость наличия этой информации в референсе хорошо иллюстрируется примером с “отрицательным результатом при проверке референса”. В референсе указано, что вы работаете или работали в компании с момента ее организации в 2000 году. Все он-лайн реестры юридических лиц, находящиеся в открытом доступе отражают информацию о юридических лицах лишь с момента их последней перерегистрации, скажем в 2010 году, без какого-либо намека на предыдущую этому длительную историю деятельности, про которую рассказывается в вашем референсе. Никаких документов подтверждающих существование и деятельность юридического лица к референсу не приложено, равно как в референсе нет информации о его перерегистрации, зато есть чудесная офис менеджер и по совместительству секретарь компании работающая в компании последних два года, искренне считающая, что компания существует с того момента как она начала в ней работу, а именно последние два года, и даже не подозревающая, что компания существует с 2000 года и за этот промежуток времени подвергалась реструктуризации, смене собственников и, соотвественно, была перерегистрирована несколько раз. Есть так же недавно работающий сотрудник отдела кадров или бухгалтерии с таким же уровнем компетенции об истории компании. При вопросе представителей Департамента Иммиграции, в лице сотрудников Посольства Австралии звонящих по телефону или явившихся с проверкой лично, упомянутые сотрудники в один голос заверяют, что компания существует два года, что собственно подтверждается информацией содержащейся в он-лайн реестре юридических лиц, который сотрудники Департамента Иммиграции, ответственные за проверку референсов и проведение интервью изучают на предмет самого факта существования юридического лица в природе (ибо, как говорится, претенденты уже были). Ваш референс, рассказывающий об опыте работы в этой компании с 2000 года, соотвественно не подтверждается и Делегат, рассматривающий ваше визовое заявление получает должным образом оформленный отчет об отрицательных результатах проверки предоставленной вами информации касательно вашего опыта работы. Смотрите первый абзац этой статьи касательно действий Делегата в данной ситуации.
Референс с текущего места работы должен отражать актуальную информацию, если что-либо уже не соответствует информации приведенной в референсе, необходимо предпринять меры по доведению этого до сведения сотрудников Департамента Иммиграции.
2.Референс от бывших сотрудников компании или организации (юридического лица) работавших вместе с вами в течение какого-то периода времени и по различным причинам работающим в другой компании на момент подачи референса. Например, в результате ликвидации юридического лица, увольнения сотрудников которые работали в определенный период времени который необходимо отразить в референсе. При этом, дополнительно не исключен вариант 1(а) или 1(b).
В этом случае референс дается на фирменном бланке компании или организации (юридического лица), где теперь работает ваш референсодатель, с указанием периода времени совместной работы. Соответственно, референсодатель должен был занимать должность непосредственного руководителя или сотрудника выше вас по штатному расписанию, и иметь представление о ваших служебных обязанностях, равно как и о компании или организации (юридическом лице) в целом включая информацию п.п.1(a), 1(b). Причина по которой в качестве референсодателя привлекается лицо не являющееся сотрудником должна быть отражена в референсе.
3.Референс от бизнес партнеров как клиентов, так и поставщиков товаров и услуг. Дополнительно при этом не исключен вариант 1(а) или 1(b) и/или 2.
Используется в ситуациях, когда в компании по той или иной причине нет сотрудника выше вас по штатному расписанию который может выступить вашим референсодателем по тем или иным причинам. Например, в случае семейных предприятий, родственники не могут выступать референсодателями во избежание конфликта интересов. Причина по которой в качестве референсодателя привлекается лицо не являющееся сотрудником должна быть отражена в референсе. Референс должен детально отражать ваши служебные обязанности, крайне желательно если он будет сопровождаться соответствующими сопроводительными документами, подкрепляющими информацию содержащуюся в нем. Например, копиями контрактов или договоров, актов и прочих официальных документов дающих представление о вашей деятельности в рамках выполнениях ваших должностных обязанностей по отношению к референсодателю.
Какие документы предоставить в поддержку референса в случае если вы работали или работаете на свой собственный бизнес, включая Индивидуального Предпринимателя?
-Оригинал письма от компании оказывавшей/оказывающей вам финансовые или юридические услуги (так называемое “письмо от бухгалтера или юриста”) на фирменном бланке. Письмо должно содержать информацию касательно названия вашего юридического лица, позиции которую вы занимали, сопутствующую информацию о деятельности юридического лица, взаимоотношениях юридических лиц (типах оказываемых услуг).
-Свидетельство о регистрации и другие документы подтверждающие существование и деятельность юридического лица
-Заявление об истинности сведений (Statutory Declaration) подкрепленное сопроводительными документами, например приказом о приеме на работу, утвержденными организацией вашими служебными обязанностями, фотографиями иллюстрирующими, что вы работаете и вас знают в компании (например, групповое фото сотрудников) подкрепленное документами подтверждающим получение вознаграждения за вашу работу. В случае если речь идет о текущем месте работы Заявление об истинности сведений (Statutory Declaration) может быть не принято к сведению и от вас потребуют официальное письмо от компании или референс и выписки из платежной ведомости на выдачу зарплаты;
-Подтверждение того, что вы регулярно производите оплату необходимых платежей и сборов связанных с регистрацией данного вида деятельности, а так же всех необходимых налоговых сборов и платежей.
Дополнительно можно предоставить следующие документы:
-Лицензии с объяснением требований получения этих лицензий
-Диаграмма организации бизнеса (штатное расписание) заверенная компанией из которой понятны ваши служебные обязанности
Сертификаты и поощрительные грамоты полученные во время работы.
4.Референс от от сотрудников компании или организации (юридического лица) где вы работали или работаете на момент получения референса получая “черную зарплату”, не числясь в списках официально работающих сотрудников. Предполагается, что вы имеете право работы в стране вашего проживания в связи с тем, что у вас есть гражданство или резиденство с правом работы. Дополнительно при этом не исключен вариант 1(а) или 1(b) и/или 2 и/или 3. В добавок, вы не хотите делиться вашими планами в отношении иммиграции в Австралию с кем-либо из сотрудников компании.
В подобной ситуации, необходимо, предварительно подготовившись и собрав все возможные документы так или иначе подтверждающие, что вы работаете или работали, переговорить с отделом кадров, бухгалтерией и руководством и предупредить, что вы получаете визу в Австралию, в связи с чем могут позвонить и поинтересоваться вами, а так же объяснить, что для получения визы вам необходима справка с места работы, с указанием, чем вы занимаетесь на работе. Справка может быть выдана для предъявления в “Australian Government Department of Immigration and Border Protection, Commonwealth of Australia”.
Руководители компаний, как правило, относятся с пониманием и положительно к поездкам своих сотрудников за рубеж, если они производятся сотрудниками за свой счет, и соотвественно, понимают о необходимости предоставления необходимых документов для получения визы, даже если они платят вам “черную зарплату”. Причина простая- руководители сами совершают поездки за рубеж и им не к чему сложности с получением визы для них самих в связи с “неблагополучном профилем компании”. В связи с чем руководству проще удовлетворить вашу просьбу в подтверждении факта вашей трудовой деятельности и даже легализовать вашу заработную плату, чем рисковать возможностью получения своей визы, в одну из стран Британского Содружества.
Согласно требований иммиграционного законодательства “работать” означает работать по определенной специальности не менее 20 часов в неделю с получением заработной платы. Получение заработной платы может быть подтверждено следующими документами:
-Выписка из платежной ведомости на выдачу зарплаты;
-Любые сертификаты по налогам или сборам с указанием вашей фамилии и названия организации и имеющие отношение к вашей зарплате за период подтверждаемого вами трудового стажа;
-Выписка из пенсионного фонда о поступлении пенсионных платежей на ваш пенсионный счет/в пенсионный фонд за интересующий период времени. Выписка содержит сумму поступления, дату, как правило название юридического лица произведшего начисление пенсионного платежа. В качестве альтернативы вышеуказанным документам, по усмотрению Делегата, могут быть приняты во внимание следующие документы подтверждающие, что вы получали вознаграждение:
-Контракт с указанием суммы платежей за вашу работу;
-Справка с места работы, с указанием, чем вы занимаетесь на работе или названием вашей должности и размером заработной платы, подкрепленная копией ваших служебных обязанностей;
-Заявление об истинности сведений (Statutory Declaration) подкрепленное сопроводительными документами, например приказом о приеме на работу, утвержденными организацией вашими служебными обязанностями, фотографиями иллюстрирующими, что вы все же работаете и вас знают в компании (например, групповое фото сотрудников) и как правило всегда подкрепленное документами подтверждающим получение вознаграждения за вашу работу. В случае если речь идет о текущем месте работы, то возможно, Заявление об истинности сведений (Statutory Declaration) может быть не принято к сведению и от вас потребуют официальное письмо от компании или референс и выписки из платежной ведомости на выдачу зарплаты;
-Аффидавит подкрепленный тем же набором документов; В случае если речь идет о текущем месте работы Аффидавит так же может быть не принят к сведению и от вас потребуют официальное письмо от компании или референс и выписки из платежной ведомости на выдачу зарплаты
Что делать если вы не можете получить информацию от руководства компании, необходимую для референса? В этом случае есть смысл изучить и использовать все имеющиеся у вас на руках или находящиеся в открытом доступе документы: приказы по компании, трудовой контракт, выписки из пенсионного фонда, ежегодные финансовые отчеты компании если они публикуются для свободного доступа. Он-лайн ресурсы такие как web-сайт компании, если он имеется, различные государственные он-лайн реестры юридических лиц содержат большое количество информации. Он-лайн ресурсы так же изучают сотрудники Департамента Иммиграции, ответственные за проверку референсов и проведение интервью.
При составлении рефенеса и подготовке документов в его поддержку необходимо принимать во внимание требования организации подтверждающей конкретную специальность в целях профессиональной или рабочей иммиграции. Эти организации могут накладывать свои ограничения как на возможные документы, которые могут быть приняты к рассмотрению в качестве подтверждения опыта работы по специальности, так и на содержание этих документов.